エクセルの請求書にご注意

年商５億円位の専門工事の新しくご契約頂いた会社さんでの出来事です。

私が、協力業者さんからの請求書を確認中、前月と同じ工事名、同じ内容、同じ金額の請求行を発見！

この会社では既に支払済である。担当者や社長も当然確認して、経理に請求書が廻る決まりです。
仕事を依頼した現場名や内容を確認していても、前月に払ったかどうか迄は覚えていない。

原因は協力業者さんの請求書がエクセルで作成、前月分をコピーして１行ずつ、上の行から書き改める為最後の行を消し忘れた訳だ。当然合計に加算。２重請求で会社からみれば２度払いした事になる。

協力会社もどんぶり勘定の為、この会社から連絡する迄、２度請求に気が付かない

きちんと管理しないとこんなあり得ない話が現実にある訳だ。

又他の事例で経験があるのは、前月繰越の金額と当月請求額の合計金額が請求金額に表示される、請求書の締切日と支払日の日にちのズレで、支払済の前月繰越迄合計して２か月分誤って支払ってしまった会社は経験上あるが、今回の様に相手の請求書の作成ミスに２度払いしてしまった例は初めてであった。

私にとってはお客様にアピール出来た事例に、又存在を初日からみせられて良かった訳ですが、どんぶり勘定の建設業にありがちな事です。
皆さんの会社は大丈夫でしょうね？