領収書の内容が分りません！

新規にお手伝いさせて頂く予定の年商４億円の専門工事業さんのお話です。

決算を控えて溜まっている領収書の整理と会計入力の整理を少しだけお手伝いした時の話です。

この会社では、社員さんや社長さんから領収書を提出して、経理担当の奥様が現金を支払うやり方で現金の経費精算を実施しています。

拝見していると、会社名と領収金額の記載はあるのですが、何を買ったか？又何の経費を払ったのか、不明な物が数点ありました。しかも２～３ヶ月前の領収日付です。

決算だからと言う理由で急いで提出されたものと予測されます。

本日の所は勘定科目不明で処理して後日、内容を確認して税理士さんに報告して下さい。としか言えませんでした。

現金の管理がきちんとしていない会社ではありがちな事です。

これは経理担当が奥様だから許されているようなルールであって、会社としての経理部署の取扱は改善された方が良いとアドバイスさせて頂きました。営業担当や工事担当から経理担当に廻る資料と言う観点で拙い事です。

改善点は出金伝票の発行をお金を使った方が記入、領収書と一緒に⇒決裁者に廻す⇒決裁者は内容金額等の妥当性を確認⇒経理担当に廻す⇒それから支払い実行（最低限のルールをお話しました）

①お金にルーズは許されません。
②何のお金を使ったかの報告義務
③妥当性の判断等内容を確認する人の意識強化
④経理はお金を管理する立場で決裁する立場では無い

こうしてきちんと会社のお金を支出する事で、現金の管理体制が出来、会社のお金を使うと言う意識も芽生え、一部に発生する不正な行為も防げる訳です。

こうした一つ一つの改善が『脱！どんぶり勘定』に繋がり利益の増加にも繋がると思います。
時間はかかるかも知れませんが改善して頂くように頑張ります。