現金出納帳や銀行帳の入力

ご紹介からお邪魔した専門工事業の年商３億円位の建設会社でのお話です。

お聞きすると現金出納帳の記入は無し、領収書の束を会計事務所に纏めて渡し現金の残高も分らない状態です。

つまり社長夫人が領収書と引き換えに社員さんや社長の旅費等経費を精算、会社の現金残高は翌月会計事務所で入力してから残高が作られていくような形です。

銀行帳の記帳も無し、会社の普通預金の通帳をコピーして渡すだけで完了。

会計事務所では、決算の時だけ売掛金や工事未払金の残高を確認して決算を組むようです。

私自身、経理の担当者だった頃を思い出しても、毎日現金出納帳は記帳（当時は手書き）残高と実際の現金残高の金種明細も作成、毎日残高確認

銀行帳も毎日記帳して預金残高等も毎日一覧表を作成していた経験から、この会社の経理処理のずさんさは考えにくいのですが、実際にこんな会社があるのも事実です。

これでは経営成績等全く見えていない事の問題点や、現金の領収書が１枚紛失でもすれば、社長夫人の立替分が無かった事になってしまう。

恐ろしいような、自分では考えられない様な経理処理でした。

原因はと考えてみると、会計事務所も記帳代行をするのは良いかと思いますが、もう少しファイリングの指導とか、現金出納帳だけでも毎日自社で入力させるとか改善を考えないとこのままの状態で売上が伸びれば、成行き任せの経営が続く訳で、将来恐ろしい事だけはお話してきました。

経営を伸ばす等会社の成長は経営者の願いだと思います。

そんな会社を伸ばしたい経営者には厳しくご指導頂けて説明して頂ける、会計事務所をパートナーに選んで欲しいと思います。

請求書の必着日を決める

中小建設業の資金繰りや会計の締切、試算表の作成等にネックになるのは、業者さんからの請求書が遅い事です。

ある専門工事業の会社さんの事例ですが

月末締切で翌月の月末に支払う条件ですが、請求書が遅い業者が１割位有りました。

酷い業者さんは支払の３日前位に持参、又忘れていたと１日前に持参された業者さんも過去にみえました。

月末の支払い資金も固まらない、又前月の工事未払金も固まらない、原価の入力も完成しない等

問題がありました。

そこでこの会社では月末締切で請求書の必着日を翌月５日に設定しました。６日以降に到着した請求書は次月の支払に繰越ルールを設定、書面を作成して全業者に連絡

当初は守れない業者が月末に支払のお願いに来たりして多少混乱しました。

しかしこの会社では、業者さんがお困りの場合には、請求書の範囲内で一部前払金の扱いで支払しました。
翌月に正規の入力後、前払金を差引いて支払うそんな形で半年位お困り事の対応をしました。

業者さんの方も、度々では恥ずかしいのか徐々に無くなってきました。

そして半年後には、遅れる業者はごく僅かになり、翌月廻しでも文句を言わなくなりました。

協力業者さんの方もどんぶり勘定の会社が多いのも事実ですが、少しづつ請求書の発行に意識が出て来て非常に良好な結果です。

会社の方も翌月５日に請求書の締切が出来れば、その後の査定作業や決裁の時間を取っても、支払日の２週間前には支払資金の確定も出来、前月分の工事未払金や完成工事原価・未成工事支出金等試算表に反映できる日も従来より早くなったと好評です。

何でも無い事ですが、請求書の到着日を決めるだけで業務の改善が図れます。

経理ソフトの入力時期

訪問先のお客様での、経理ソフトへの入力時期のパターンが概ね３つあります。

1番目は記帳代行を会計事務所や専門業者の任せているパターンです。これは自計化されていない会社さんなので、やむえませんが、翌月等に纏めて入力されます。従って会計のデータ等試算表が作成されるのは遅くなります。

２番目は自社で会計ソフトに入力されて、翌月会計事務所の先生が監査や確認業務に来社される迄に纏めて入力される会社さんです。

最後に経理の担当者が毎日の取引仕訳を都度毎日入力される会社さんです。この場合には現金残高の金種内訳等の記録を残したり、銀行別に残高等を毎日確認する事が出来ます。

実は勤務していた時代にはこの三つ目のパターンが当たり前であると思っていた為、起業してお客様の状況を現実に知る段階でカルチャーショック的な感覚があった事を覚えています。

此処からが申し上げたい事です。今も順次進んでいると思いますが、まず記帳する仕事が何年先かは分りませんが、無くなる仕事である事。

銀行のファームバンキングのデータからそのまま会計データに移行されたりする仕組みが出来る筈です。そうなれば早く試算表等も出来るようになり易いです。

経営革新等の勉強する経営者の塾では、先生が翌月５日とか１０日迄に試算表の作成できる体制創りを推奨されているようです。私も試算表の早期化には賛成ですが、建設業の場合には此処に未成工事支出金と受入金の金額の把握が不可欠です。そこが難しい部分です。

そこを社内で如何に早く、正確に掴む事が出来るようになるか、建設業の経理担当者は此処に力を集中して頑張って頂きたいと思います。

それから３つ目の毎日入力されている会社の方が前者の会社よりタイムリーな資料で、資金繰りや経営数値の把握が容易である事は間違いありません。

特にどんぶり勘定から脱したい経営者の方は、貸方、借方は知らなくて構いませんが、こういった仕組みの改善を勉強される事は大事なことです。

会社の仕事の仕組みを考えて改善を推進する事は経営者の仕事です。

決算予測の有効性

７月決算の年商６億円の専門工事のお客様でのお話です。

決算予測として５月の試算表の段階から、今期の完成工事の予測と完成工事の粗利益を予測しておりました。

この会社では工事の種類毎に予定利益率が設定してあります。

そして受注残工事の内訳と完成予定日も把握できています。

つまり２ヶ月間の売上高と粗利益の把握がほぼ出来る状況に工事管理が出来ております。

建設業では未成工事の粗利益も含めた把握が出来れば、

収入額の予測がかなり高い部分で出来ます。

そして支出の部分＝固定費の把握も毎月の原価の固定費（土場の家賃やダンプの減価償却等）も毎月試算表に反映出来ています。

又販売管理費も発生主義で毎月、未払費用の振替も出来ています。

結果、決算を終了して検証させて頂いた所

完成工事高で約２００万の差異と売上総利益で約５０万の差異そして経常利益額では約１００万の差異でした。

このように受注残高の工事の粗利益予定も含めた把握と会計の方で毎月正しく発生主義の経理処理をしていれば決算の予測が精度も高く出来る訳です。

勿論６月の段階では更に精度が高く出来ますが、決算対策にかかる日数も考えますと

２か月前でも実質的には試算表の完成が１ヶ月掛かる為、５月の成績が６月末に確定するので
賞味１ヶ月が決算の対策に充てる時間の確保が出来ます。

決算が終わって２ヶ月経ってから税理士さんから今期は赤字でしたとか黒字が○○万で納税額が○○万ですと報告を聞いていた時代から比べれば

経理の仕組みが大きく変わり有難いと社長から感謝の言葉を頂き嬉しい瞬間でした。

振込手数料の相殺処理

新しいお客様の専門工事業年商１０億規模のお客様のお話です。

会計の完成工事高と原価プロの完成工事高が一致しません。

理由を調べたところ、会計の売上元帳にお客様から相殺される振込料が売上のマイナス、つまり値引きで処理されていました。

従来お取引のあった会社さんの税理士さんは振込手数料の相殺は支払手数料や雑費等の経費と売上又は売掛金が相殺される処理でした。初めての体験でビックリしました。

結果、売上高が減る事と結果、販売管理費が増える事で利益は一緒になるのでお客様の損失はありませんが・・・・・・・

①会計ソフトと売上高を合せる為には、値引きの工事を毎月作成して振込料分売上減額の手間がいる。

②営業利益の段階では一緒だが、売上高や売上総利益は値引き分が少なく表示される。

③安全協力会費や現場の経費相殺等は値引きでは無く、原価又は販売管理費に経費として計上されているので何故？

④この会社のように、売上高５千万以上の消費税本則課税の事業者には消費税に変りはないが、簡易課税の事業者にとっては、その分消費税が少なくなるが、税務署からすれば、その分売上の過少申告になり僅かではあるが、消費税の過少申告になり問題では？

①は私の処理の手間だけですので問題有りませんが、②から④については、この税理士さんにお尋ねするか？

お節介な性格故に多分聞く事になると思うが、又経営者に対し上から目線のこの先生に話をするストレスを感じて胃がしくしくする。

でも会社経営にとっては、疑問点や問題点を経営者の理解の基に進めなくては、細かな部分迄経営者にお話しするそんな経理の番頭さんが、１０億も売上がある会社さんには必要な存在だと思います。